مدیریت زمان به سبک آیزنهاور
نویسنده : حانیه فتاحی
«مدیریت زمان» فرایند نظم بخشیدن و برنامه ریزی برای تعیین چگونگی تقسیم زمان به منظور انجام فعالیت‌های خاص است. مدیریتِ درستِ زمان به شما اجازه می‌دهد هوشمندانه‌تر کار کنید و نه سخت‌تر! بنابراین می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری به پایان برسانید؛ حتی زمانی که وقت شما تنگ و فشار کار بالاست. اگر نتوانید زمان‌تان را به خوبی مدیریت کنید کارایی شما کاهش می‌یابد و دچاراسترس می‌شوید.
به نظر می‌رسد هرگز در یک روز، زمان کافی برای انجام همه‌ی کارها وجود ندارد. اما از آنجا که همه‌ی ما به طور یکسان در یک روز، ۲۴ ساعت وقت داریم، پس چرا برخی از افراد کارایی بسیار بیشتری از دیگران دارند؟ جواب این سؤال در مدیریتِ درستِ زمان نهفته است.
موفق ترین افراد، زمانشان را به طرز استثنایی مدیریت می‌کنند.
در این مقاله قصد داریم مدیریت زمان به شیوه آیزنهاور را مطرح کنیم.
شخصیت آیزنهاور :
دوایت آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده از سال ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ بود. او قبل از رئیس جمهور شدن، به عنوان یک ژنرال در ارتش آمریکا و به عنوان فرمانده عالی نیروهای متفقین در طول جنگ جهانی دوم خدمت کرد. او همچنین بعدها اولین فرمانده عالی ناتو شد.
دوایت مجبور بود تصمیمات دشواری در مورد این که هر روز باید بر کدام یک از وظایف بسیار خود تمرکز کند بگیرد. این امر در نهایت به ابداع اصل مشهور جهانی آیزنهاور او منجر شد، که امروزه به ما کمک می کند تا وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت آنها اولویت بندی کنیم.
فعالیت های “فوری” و “مهم” چه هستند؟
در یک سخنرانی در سال ۱۹۵۴ برای مجمع دوم شورای جهانی کلیساها، رئیس جمهور سابق آمریکا دوایت آیزنهاور ، که به نقل از دکتر روسکو میلر رئیس دانشگاه نورث وسترن صحبت می کرد، گفت: “من دو نوع مشکل دارم: فوری و مهم. فوری ها مهم نیستند، و مهم ها هیچ وقت فوری نیستند”. گفته می شود که با استفاده از این “اصل آیزنهاور” است که او می داند چطور حجم کار و اولویت های خود را سازماندهی کند.
آیزنهاور در آن زمان متوجه این نکته‌ی مهم شده بود که مدیریت زمانیِ صحیح، نه فقط به معنی انجام دادن همه‌ی کارهاست، بلکه به معنی انجام دادن مؤثر کارهاست. به عبارت دیگر، باید قسمتی از وقت‌مان را به تکمیل کردن کارهای مهم اختصاص بدهیم، نه اینکه همه‌اش را صرف انجام دادن کارهای فوری بکنیم. برای این کار، و برای کم کردن استرس و نگرانی از برنامهی زمانبندی فشرده، باید فرق بین این دو واژه را بدانیم:
مهم: کارهایی که انجام دادنشان باعث می‌شود به اهدافی که در سر داریم برسیم. چه اهداف شخصی و چه حرفه‌ای.
فوری: کارهایی که نیازمند واکنش سریع هستند و انجام دادنشان معمولا باعث می‌شود، شخص دیگری را به هدفش برسانیم. این کارها اغلب شامل آنهایی است که نه تنها روی آن ها تمرکز می‌کنیم بلکه خودشان هم توجه ما را می‌طلبند، زیرا اگر سریع انجامشان ندهیم، باید به زودی با عواقبشان سر و کله بزنیم.
وقتی که بدانیم کدام کارها فوری‌هستند و کدامشان مهم، آنگاه می‌توانیم از تمایل ناخودآگاه خود به تمرکز کردن بر کارهای بی‌اهمیت جلوگیری کنیم. با علم به نوع کار، می‌توانیم برنامهی زمانبندی خودمان را بهینه‌سازی کنیم تا جای خالی برای پرداختن به کارهایی که برای موفقیت‌مان لازم است، فراهم شود.
کاربرد ماتریس آیزنهاور
برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، باید اول لیست کارها و پروژه‌هایی تهیه کنید که احساس می‌کنید باید انجامشان بدهید. سعی کنید هر چیزی که وقتتان را در سر کار می‌گیرد، هر قدر هم که بی‌اهمیت باشد، در این لیست بگنجانید. (اگر آدمی باشید که می‌خواهد به کارش مسلط باشد، باید این لیست را از قبل داشته باشید.)
سپس، هر یک از این کارهایی که لیست کرده‌اید را داخل یکی از ۴ دسته‌بندی زیر قرار دهید:
مهم و فوری
مهم ولی غیرفوری
غیرمهم ولی فوری
غیرمهم و غیرفوری
حالا از استراتژی‌های زیر برای برنامه‌ریزی استفاده کنید:
مهم و فوری
دو نوع کار مهم وفوری داریم: دسته‌ی اول آن کارهایی هستند که نمی‌توانستید پیش‌بینی کنید و حالا دم بزنگاه غافلگیرتان کرده‌اند، و دسته‌ی دوم کارهایی هستند که از آن ها صزف نظر کرده اید تا در دقیقه‌ی ۹۰ به آنها برسید. می‌توانید با برنامه‌ریزیِ از پیش تعیین شده و همچنین پرهیز از موکول کردن کارها به بعد، تا حد زیادی از شر کارهای دقیقه‌ی نَودی خلاص شوید. پس این از دسته‌ی دوم! اما چه کار کنیم تا غافلگیر نشویم؟ از آنجا که علم غیب ندارید، بهتر است همیشه در برنامه‌ریزی‌تان جایی را خالی بگذارید برای همین کارها، تا به این راحتی غافلگیر نشوید. (چه بسا که مجبور شوید پس از وقوع یک بحران، کل کارها را از نو برنامه‌ریزی کنید).
اگر کلی کار فوری و مهم دارید، بنشینید و ببینید که کدامشان را می‌توانستید از قبل پیش‌بینی کنید، و به این فکر کنید که چطور می‌توانید مکانیزمی پیدا کنید تا بتوانید کارهای مشابه با آنها را ازقبل برنامه‌ریزی کنید تا دیگر فوریت پیدا نکنند.
مهم ولی غیرفوری
انجام دادن این کارها به شما کمک می‌کند که اهداف شخصی و حرفه‌ای خود را محقق کرده و کارهای مهم را تکمیل کنید. سعی کنید به اندازه‌ی کافی وقت برای درست انجام دادن این کارها اختصاص بدهید تا به کارهای فوری تبدیل نشوند. همچنین یادتان باشد که بیش از حد هم رویشان کار نکنید؛ مشکلات نامرئی همیشه در جایی به کمین نشسته‌اند. این استراتژی باعث می‌شود که داخل مسیر بمانید و شلاقِ کارهای فوری فوتی، زندگی را برایتان به جهنمی پر استرس تبدیل نکند.
غیرمهم ولی فوری
کارهای فوری ولی کم‌اهمیت، کارهایی هستند که باعث می‌شوند از اهدافمان دور بمانیم. از خودتان بپرسید «آیا امکانش هست موکولشان کنم به زمانی دیگر؟» اکثرا، منبع تولید اینجور کارها، آدم‌های دیگر هستند. گفتن «نه»ی مؤدبانه به دیگران، هیچ ایرادی ندارد. بعضی مواقع لازم است دیگران را تشویق کنید تا خودشان راه‌حلی برای کار خودشان پیدا کنند.
مثلاً در فروشگاهی کار می‌کنید که برای فردا صبح کمپین فروش گذاشته و اکنون بدجوری درگیر کار هستید. همکار خوش قد و بالایی خرامان خرامان می‌رسد بالا سر میزتان و رو به شما دو لا می‌شود و چشم در چشم‌تان می‌دوزد و با لحنی جانگداز خواهش می‌کند که نحوه‌ی حذف کردن نوشته از عکس در فتوشاپ را به او یاد بدهید (البته اکثرشان می‌گویند بیا این عکس را بگیر و خودت ادیت کن!). اگر بخواهید فتوشاپ باز کنید و مو به مو یادش بدهید که باید تا ساعت ۹ شب در شرکت بمانید و چایی‌های ۵ بار دم کشیده‌ي شرکت را، که فرق چندانی با روغن سوخته‌ی تریلی ندارند، نوش جان کنید تا چشم‌تان صفحه‌ی مانیتور را ببیند. به این ترتیب مسلماً از کار خودتان خواهید افتاد. پس با لحن خیلی محترمانه‌ای درخواستش را رد کنید و به جایش به او بگویید می‌تواند انواع ترفندهای فتوشاپی را در گوگل جستجو کند و ظرف ۵ دقیقه یاد بگیرد.
اما از طرف دیگر، زمان‌هایی را هم خالی کنید تا افرادی که قصد دارند با شما صحبت کنند، بدانند که چه وقت به شما نزدیک بشوند. به این ترتیب، هم آنها مزاحم کارتان نمی‌شوند و هم شما هم‌تیمی باحالی باقی می‌مانید. راه خوبش این است که با افرادی که مدام وسط کارتان سر می‌رسند و کاری با شما دارند، جلسه‌ی روزانه بگذارید تا یکجا به مشکلات و نظرات همه‌ی آنها گوش بدهید. به این ترتیب قادر خواهید بود تا در مدت زمان بیشتری روی کارهای مهم‌تان تمرکز کنید.
غیرمهم و غیرفوری
این جور کارها اصلا کار نیستند. فقط وقت تلف‌کُنی هستند، پس تا حد ممکن از انجام دادنشان خودداری کنید. اکثرشان را صرفا می‌توانید نادیده بگیرید و لغو کنید. با این حال، بعضی‌هایشان کارهایی است که سایرین از شما می‌خواهند انجامشان بدهید، حتی با وجود این که انجام دادن آن کار هیچ نفعی برای خود شما نخواهد داشت. به اینها هم خیلی مؤدبانه بگویید «نه» و راهتان را کج کنید و بروید. اگر می‌توانید توضیح مختصر و مفیدی بهشان بدهید که چرا نمی‌توانید فلان کار را انجام بدهید. مثلاً اگر همکارتان می‌خواهد وقت شما را بگیرد تا وسط کار، بیایید و راجع به خریدن کاسه‌ی توالت فرنگی برای مادرزنش که تازه از بیمارستان مرخص شده، نظر بدهید، با رعایت ادب برایش توضیح بدهید که «اگر الان چشم از مانیتور بردارم سررشته‌ی کار از دستم در می‌رود. اگر وقت کردم حتما با کمال میل کمکت می‌کنم.»
اگر آدم‌های دیگر ببینند که شما در اهدافتان جدی هستید و برای خود محدوده‌ای ترسیم کرده‌اید، حداقل فایده‌ای که دارد این است که راجع به کارهای «غیرمهم‌شان» وقت شما را نمی‌گیرند.
خلاصه‌ی ماجرا
ماتریس آیزنهاور می‌گوید کارهایتان را به دو دسته تقسیم کنید.
آنهایی که باید رویشان تمرکز کنید.آنهایی که باید ازشان فرار کنید.
با رعایت این قانون می‌توانید کارهای واقعا فوری را همزمان با کارهای مهم و هدف‌های بلندمدت‍تان پیش ببرید. بعد از شناسایی نوع کار، از طریق این ۴ استراتژی، جدول زمانبندی خود را بر اساس فوریت یا اهمیت کارها تنظیم کنید.
با آکادمی هفت همراه باشید ……….
